15/10/07 om 00:00 - Bijgewerkt op 14/10/07 om 23:59

Wat is workflow?

Een van de meest te veel gebruikte termen in de grafische industrie is tegenwoordig workflow. Vrijwel iedere week krijgen we aankondigingen van alweer een nieuw workflowproduct of van verbeteringen aan bestaande workflowproducten.

Workflowproducten komen uit allerlei hoeken. Er zijn er die voortkomen uit de digitale prepress en die oorspronkelijk vooral bedoeld waren voor het aansturen van CtP-belichters, maar inmiddels veelal ook offsetpersen kunnen instellen. Er zijn er ook die zijn ontworpen door printerbouwers om het maximale uit hun apparatuur te halen. En de nieuwste trend is hybride workflows (ook wel 'unified' genoemd), die met dezelfde data als uitgangspunt zowel offsetpersen als printers kunnen aansturen.

De meeste van deze workflows worden inmiddels ook gekoppeld aan internet, om zo een betere communicatie met de klant te kunnen realiseren. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om het aanleveren van opdrachten of het goedkeuren van proeven, maar ook om het bestellen van drukwerk. In het laatste geval wordt de wereld van management informatie systemen (MIS) gekoppeld aan die van de productie. En in die hele nieuwe wondere wereld wordt JDF gebracht als een soort Haarlemmer olie, die er voor zorgt dat alles moeiteloos samenwerkt, ongeacht van welke leverancier het komt.

Geautomatiseerde eilanden

Tenminste, dat is wat de leveranciers en de grafische goeroes ons vertellen. En in sommige gevallen is het ook wel waar dat JDF zorgdraagt voor een naadloze communicatie en interactie tussen systemen, maar veel vaker is dat niet het geval en hebben we te maken met geautomatiseerde eilanden. Elektronische uitwisseling van gegevens daartussen is meestal slechts beperkt, waardoor vaak toch weer wordt teruggegrepen op papieren en gesproken communicatie.

JDF is een geweldig hulpmiddel bij het creëren van een standaard die alle leveranciers ondersteunen en waarmee verschillende applicaties met elkaar kunnen communiceren. Daarmee bedoel ik dat ze elkaar data kunnen doorgeven en in staat zijn boodschappen over en weer te sturen. Het is echter zeker geen 'plug-and-play'. Met JDF zijn zoveel variaties mogelijk in het soort data dat tussen de systemen heen en weer gaat dat er geen duidelijk afgebakende standaard van elementen is die alle leveranciers volledig ondersteunen. Ze implementeren allemaal die onderdelen van de JDF-specificaties die op hun software van toepassing zijn. Als er twee systemen met verschillende vereisten worden samengevoegd, zijn er systeemspecialisten nodig om de programma's te laten samenwerken. Hopelijk nemen de leveranciers dit voor hun rekening, maar waarschijnlijker is dat de drukker zelf voor het op maat maken van zijn specifieke wensen- en eisenpakket opdraait.

Allesomvattend

Ik heb altijd geloofd dat het - als het kan - het beste is om zoveel mogelijk workflowcomponenten van een leverancier te betrekken, omdat dan zeker alles samenwerkt. Ik moet toegeven dat ik wat dat betreft altijd een grote fan ben geweest van de workflowbenadering van Heidelberg met haar Prinect-systemen. Het is de meest veelomvattende oplossing, startend vanaf de specificatie van een opdracht in een MIS-systeem tot en met de aflevering vanuit de afwerking en met links terug naar het MIS.

Heidelberg nodigde onlangs een aantal grafische analisten en journalisten uit voor een bezoek aan twee van hun meest vooruitstrevende Prinect-gebruikers: Fotorotar (nabij Zürich, Zwitserland) en BVD Druck (in Liechtenstein). Daar werd de werking van de twee nieuwste Prinect-modules (Postpress Manager en Scheduler) uitgelegd en konden de gasten Prinect in de praktijk zien. Fotorotar is tevens bètatester van Scheduler, dat drupa volgend jaar op de markt komt.

Zonder op de details in te gaan, lijkt Scheduler een ideaal hulpmiddel te zijn om een druk grafisch bedrijf te managen en een effectief gebruik van de apparatuur te maken. Het gaat niet om bedrijfsoptimalisatie zoals EFI's Printflow dat doet, maar biedt alle hulpmiddelen die een planner nodig heeft om al het werk effectief te plannen. Dit is mede mogelijk omdat Prinect alle data over de beschikbare apparatuur verzamelt en zo er voor zorgt dat steeds de meest recente informatie beschikbaar is voor het nemen van beslissingen.

De efficiëntste ooit

Bij BVD Druck was dit verzamelen van informatie duidelijk te zien en werd ook zichtbaar gemaakt hoe dit constant werd gebruikt om de drukkerij optimaal winstgevend te laten draaien. Ik heb veel grafische bedrijven van deze omvang (minder dan vijftig werknemers) gezien en moet zeggen dat dit waarschijnlijk de meest efficiënte daarvan is die ik ooit heb gezien. Directeur Peter Göppel weet bijna per minuut welke opdrachten winstgevend draaien tegen de vastgestelde prijzen en kan de planning razendsnel omgooien als er ergens problemen ontstaan. En dat kan allemaal omdat de Prinect Integration Manager alle informatie uit de prepress, de drukkerij en de afwerking verzamelt en toegankelijk maakt voor het Prinance MIS-systeem.

Som der delen

Het kan zijn dat bepaalde onderdelen van Prinect niet zo goed zijn als sommige elementen uit de workflow van andere leveranciers, maar ik ben van mening dat je voor de beste workflow moet kijken naar de som van alle delen. De systemen die ik zag in Zwitserland en Liechtenstein toonden aan dat dit het geval is als alle onderdelen communiceren met een centrale bron. Binnen Prinect is JDF weliswaar wat dit allemaal mogelijk maakt, maar het is Heidelberg's implementatie die definieert hoe iedere Prinect-module naadloos samenwerkt met alle andere.

De nieuwste toevoegingen aan Prinect bevestigen mijn geloof dat workflow veel meer is dan alleen het prepress-systeem dat communiceert met het MIS en met persbesturingssystemen. Het gaat om het functioneren van de totale drukkerij en de communicatie met de klanten. In de toekomst zou het ook de link moeten zijn met de werelden van andere media, zoals die voor elektronische informatievoorziening.