De vervagende grens tussen MIS en workflow

De tijd waarin het MIS weinig meer was dan een veredeld calculatie- en klantensysteem ligt ver achter ons. Was het ooit gangbaar dat de kosten en baten pas aan het eind van het jaar werden verrekend, inmiddels weet de bedrijfsleiding op elk moment van de dag hoe het bedrijf ervoor staat. Het eindeloos overnemen van informatie op orderbonnen en -zakken is verleden tijd. Informatie wordt centraal beheerd en is permanent beschikbaar op de plekken waar dat nodig is. Toch worden daarmee nog lang niet alle mogelijkheden van het systeem benut. Het MIS neemt steeds vaker het initiatief in de productie. Zo ontwikkelde MIS-leverancier Dataline MultiFlow, een toepassing die automatisch actie onderneemt op basis van vooraf ingestelde regels. Een e-mail met PDF in de bijlage wordt bijvoorbeeld automatisch doorgestuurd en gecontroleerd door de preflight-software. Het MIS ontstijgt daarmee de rol van informatiebeheerder. Volgens Christoph Krohn, product director bij Dataline groeit de vraag naar verdere integratie van het MIS. "Bij de meeste mensen is de prepressworkflow op orde. Nu gaat het erom de andere bedrijfsprocessen te koppelen en te integreren. Wij zijn al heel lang bezig met integratie en automatisering; koppelingen via JDF/JMF en via API's, met logistiek providers, e-business, financiële systemen en nog veel meer. We bouwen dat steeds verder uit. We automatiseren allerlei onderdelen vanuit de administratie en maken zo het werk een stuk eenvoudiger en minder foutgevoelig." Complicerende factor bij het automatiseren is de ontwikkeling dat bedrijven steeds meer verschillende diensten aanbieden. Dat hoeft overigens niet te betekenen dat het bedrijf alle techniek daadwerkelijk in huis heeft. Het MIS speelt een belangrijke rol in het uitwisselen of zelfs koppelen van informatie met de partners. Krohn: "We kunnen in MultiPress alle gangbare technieken berekenen. Dat geldt tevens voor de offset-, digitaaldruk en signproductie. Daarom werken we ook met afwerktechnieken als vlaksnijmachines, lamineren of omzomen. Daarnaast is de hybride workflow voor ons uiterst belangrijk. We zorgen ervoor dat de beslissing om naar offset of digitaal te gaan, genomen kan worden op basis van calculatie. Het is mogelijk om eerst de prijzen voor beide producties eerst aan de klant te tonen en pas daarna te kiezen voor de juiste techniek." Met het groeiend aantal variabelen in de bedrijfsvoering wordt het interessant om meerdere productiescenario's klaar te hebben. Multiflow automatiseert en organiseert stappen binnen de MultiPress-workflow, vertelt Krohn. Gebruikers leggen verbanden tussen verschillende toepassingen, zodat ze automatisch worden opgestart. Het opzetten van een workflow is relatief eenvoudig. Door te klikken en slepen, ontstaat er een blokschema waarin de toepassingen - ook van derde partijen - met lijntjes met elkaar zijn verbonden. Op die manier kunnen bijvoorbeeld goedgekeurde vormen na impositie direct in de wachtrij voor het plaatmaken worden gezet. Het systeem maakt repetitieve handelingen overbodig en elimineert fouten. Behalve MultiFlow is er nu de koppeling met Enfocus Switch. De werking is enigszins vergelijkbaar met MultiFlow, al is de functionaliteit uitgebreider. Krohn: "Er is veel vraag naar een koppeling van MultiPress met Switch. Die maakt bijvoorbeeld automatisch preflighten en digitaal proeven mogelijk, maar het gaat nog veel verder. Je kunt synchroniseren met de data in het CRM, ordergegevens doorgeven en koppelingen maken met een toepassing van een derde partij. Het automatisch reserveren of bestellen van materiaal is mogelijk. Alle data die in MultiPress is opgeslagen, kan gebruikt worden voor elke toepassing die gekoppeld is aan Switch." In de toekomst verwacht Krohn dat MultiPress nog veel meer koppelingen maakt met de workflow, zowel aan de voorkant als de achterkant van het bedrijf. "We hebben een open systeem. Daar plukken wij en onze klanten nu de vruchten van." Het workflow systeem Switch van Enfocus bouwde door de jaren heen aan een reputatie als flexibele oplossing bij koppelen van verschillende toepassingen. De gebruiker maakt een 'flow' die repeterende handelingen automatiseert. Enkele jaren geleden werd er aan Switch een eigen appstore toegevoegd, waardoor het voor ontwikkelaars mogelijk werd om specifieke toepassingen aan te bieden die de gebruiker in een 'flow' kan opnemen. De Enfocus Appstore bevat inmiddels ruim 140 apps en er komen wekelijks nieuwe bij, vertelt Freddy Pieters, solution architect bij Enfocus. Pieters: "Ik beantwoord regelmatig vragen van gebruikers. Soms is het antwoord eenvoudig, omdat er al een app bestaat die het probleem oplost." Voor de koppeling met MultiPress is er ook een app beschikbaar. Pieters: "Het is niet aan ons om te bepalen waar het MIS begint en de workflow ophoudt. Dat is aan de gebruiker. Meestal, in een eerste fase, automatiseren gebruikers kleine jobs. Daarna wordt het steeds uitgebreider." Pieters demonstreert de MultiPress app en laat zien hoe de toepassing specifieke informatie opvraagt uit het MIS. "De MultiPress app is uitgebreid. Er zijn twee versies, een gratis light-versie en een betaalde versie met meer functionaliteit. Het is mogelijk om informatie uit MultiPress op te halen en andersom kan Switch informatie teruggeven aan MultiPress." Het is mogelijk om vanuit Switch een connectie te maken met het MIS, zonder gebruikmaking van een app. Hiervoor is een generiek HTTP-element beschikbaar, waarmee de gebruiker allerlei opdrachten kan samenstellen. Pieters: "De parameters zijn terug te vinden in de API-documentatie, maar dat zijn al snel meer dan honderd pagina's. Het voordeel van de apps: daar wordt alles kant-en-klaar aangeboden. De gebruiker hoeft niet zelf alle verschillende parameters op te zoeken." Op technisch niveau worden de geautomatiseerde acties binnen de workflow in gang gezet via HTTPS-communicatie met webhooks. Pieters: "De trend is eenduidig, het gaat allemaal in de richting van REST API. Je bevraagt daarmee een systeem, bijvoorbeeld: ik wil graag informatie over een jobnummer. Deze info gebruik je vervolgens om te automatiseren." Steven Nuyt, head of product bij Enfocus, ziet dat bedrijven met veel opdrachten voor digitaal drukwerk voor ieder type job een aparte flow ontwikkelen. Nuyt: "De oplagen bij digitaal drukwerk zijn zodanig klein, dat het niet loont om een half uur met een order bezig te zijn. Wanneer er voor een opdracht nog geen geschikte flow is, wordt deze direct gemaakt, zodat hij een volgende keer wel automatisch wordt opgepikt. Dit is een mindset." Pieters noemt als voorbeeld de app van Cloudprinter, een online drukwerkintermediair. Pieters: "Iemand bestelt iets bij Cloudprinter en aldaar wordt op basis van een algoritme bepaald welk bedrijf het gaat produceren. De webservice van Cloudprinter stuurt een signaal naar Switch. De order wordt ontvangen, inclusief alle bijbehorende informatie. Er gaan signalen met statusupdates terug naar Cloudprinter." In de praktijk wordt Switch voornamelijk gebruikt voor automatische preflight-workflows en allerhande prepress-toepassingen. De mogelijkheden zijn echter talrijk. Pieters: "We gebruiken het hier bij Enfocus zelf om allerlei administratieve handelingen te automatiseren." Nuyt: "Eigenlijk kun je Switch overal gebruiken waar bestanden verwerkt worden. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringsmaatschappijen, advocatenkantoren en retail." De signindustrie wordt gezien als een opportuniteit voor workflowautomatisering. Pieters: "Daar ontbreekt het gevoel dat er geautomatiseerd moet worden nog wel eens. Enerzijds zijn het vaak kleinere bedrijven, waar gedacht wordt dat een investering in software de moeite niet loont. Anderzijds is er vaak het gevoel dat elke job anders is. Automatisering zou daarom geen zin hebben. Dat spreken wij tegen. Dat niet alles volautomatisch gaat, dat begrijpen we. Maar in het geheel niet automatiseren, dat is niet meer van deze tijd."