Harde cijfers boven buikgevoel

In menig opzicht heeft de coronacrisis de 'perfect storm', die al langer rond de grafische sector waait, nog wat verder aangewakkerd. De oprukkende digitalisering van communicatiemiddelen, ten koste van drukwerk, heeft zich in tijden van thuiswerken en thuisblijven een vaste plek veroverd en zal die niet snel weer opgeven. Ook e-commerce valt, op meer plekken en in meer markten dan ooit, niet meer weg te denken. En de virtualisatie van bijeenkomsten, evenementen en vakbeurzen ontgroeit de experimentfase in hoog tempo, om straks niet meer weg te gaan. Grafische ondernemers zijn natuurlijk wel gewend om in te spelen op veranderingen in de vraag en de markt, daarbij vaak geholpen door nieuwe technologische ontwikkelingen. Conventionele persen zijn bijvoorbeeld steeds sneller, efficiënter en veelzijdiger geworden, terwijl digitale persen de mogelijkheden nog verbreden - over een paar maanden zouden de Messe-hallen er tijdens Drupa'21 weer mee vol hebben gestaan, klaar voor de onvermijdelijke investeringsbonanza die deze vakbeurs telkens teweeg brengt. "Alle bedrijven zijn zich ervan bewust dat ze moeten blijven investeren als ze ook in de toekomst succesvol willen zijn", constateerden de onderzoekers in het Drupa Global Trends rapport van 2020. Maar hoe ziet die toekomst er uit? Er vinden veranderingen plaats op allerlei gebied: in technologie, in markten en bij klanten. Veranderingen die vaak zowel een bedreiging als een kans kunnen zijn. Bestaande productiemethoden worden (deels) vervangen door nieuwe, waardoor aloude businessmodellen achterhaald raken maar ook nieuwe verdienmodellen ontstaan. Markten veranderen doordat digitale alternatieven de plek van print innemen - denk bijvoorbeeld aan de advertentiemarkt waar het wereldwijde reclamebudget voor social media-campagnes inmiddels groter is dan voor kranten en tijdschriften. Andere markten zien de vraag juist toenemen, zoals die van verpakkingen en etiketten. En ook bij klanten staan de ontwikkelingen niet stil. Zij zijn op zoek naar kostenbesparingen en optimalisatie, en naar alternatieve producten en leveranciers - en vinden die dankzij de digitalisering en online-mogelijkheden sneller dan ooit, desnoods aan de andere kant van de wereld. Voor grafische ondernemers zit er niets anders op dan tijdig keuzes te maken, bijvoorbeeld door (verder) te specialiseren met nog meer focus, of juist te diversifiëren om een zo breed mogelijke dienstverlening te bieden. Met die keuze komt ook de noodzaak om het bedrijf en de processen daar optimaal op in te richten, met de juiste machines en geschikte mensen. Maar ook met vergaande automatisatie, om de onvermijdelijk aanhoudende prijsdruk met efficiëntie te beantwoorden. Dat vergt gerichte investeringen. De vraag is waar grafische ondernemers hun strategisch belangrijke investeringen vervolgens op baseren. Een vorige maand verschenen onderzoek door het VIGC naar inkjet in de grafische industrie gaf een goed voorbeeld van hoe het soms aan cruciale informatie ontbreekt: ruim 60 procent van de respondenten gaf aan dat ze al eens een berekening door een inkjet-leverancier hebben laten maken, en de helft van die ondernemers zegt dat daarbij niet duidelijk werd wat de uptime van de machine zou zijn. Varen ze dan maar op aannames? Op advies of aanbevelingen van collega's? "Hopelijk toch op een zakelijke analyse", zegt Dirk Deroo, oprichter en ceo van Dataline. "Je moet eerst weten waar je staat. Pas dan kun je je prestaties meten en verbeteren om je, op basis van je zakelijke cijfers, op de toekomst richten." Dataline is bekend als ontwikkelaar van MultiPress, een veelgebruikt Management Informatie Systeem (MIS) in de grafische industrie. Het wordt ingezet om de bestaande administratieve en productieprocessen in een grafisch bedrijf van alle benodigde data te voorzien en de volledige workflow te stroomlijnen. Eind vorig jaar, tijdens Het Congres van het VIGC, voegde Dataline daar de nieuwe 'MAS' aan toe: de MultiPress Audit Software. Daarmee kan elk grafisch bedrijf de huidige processen en prestaties analyseren, en nauwkeurig in kaart brengen waar verbeteringen mogelijk zijn. "Meten is weten. Gissen is missen. Gokken is dokken", vatte Dirk Deroo zijn drijfveer achter de ontwikkeling van de MAS kort samen: "Buikgevoel en intuïtie laten het gezond verstand vaak in de steek. Vaker dan we zelf zouden aannemen." Oorspronkelijk ontwikkelde Deroo de MAS om Dataline beter in staat te stellen bij kandidaat-gebruikers van MultiPress de potentiële opbrengst goed in te kunnen schatten: "Niet alleen wij, maar ook onze prospecten zelf willen vooraf graag weten: 'Wat gaat dit traject opleveren?'. Persenleveranciers zijn vaak al wel in staat om een ROI-berekening te maken bij de aanschaf van een pers, maar met automatiseringssoftware is die return on investment lang niet altijd evident. Ik wilde dat exact kunnen berekenen, zodat je met elkaar een doelstelling kunt afspreken en die vervolgens ook handhaaft." Deroo zocht naar software die hem en zijn kandidaat-gebruikers zou kunnen helpen met de noodzakelijke analyse, maar die bleek niet te bestaan: "Toen ben ik zelf aan de slag gegaan." De realisatie van het MAS-project van Deroo duurt niet enkele maanden, zoals hij aanvankelijk dacht, maar meer dan een jaar. De software moet elke stap in het grafische productieproces in kaart kunnen brengen en kwantificeren: hoe vaak vindt een bepaalde handeling plaats en hoeveel tijd kost dat? Hij kan daarbij putten uit de meer dan twintig jaar ervaring met MultiPress in de grafische sector. Dat MIS-pakket wordt, naar eigen zeggen, inmiddels in 24 landen gebruikt door zo'n 1.000 bedrijven (en zo'n 10.000 gebruikers), en dat levert een schat aan data en vergelijkingsmateriaal op. Uiteindelijk bevat de MAS-software meer dan 130.000 rekenformules. Daarmee kan nu elk grafisch productiebedrijf, ongeacht de grootte, worden doorgelicht. Daarbij wordt voor de analyse gebruik gemaakt van bedrijfsspecifieke gegevens, zoals het aantal medewerkers per afdeling, de uurlonen, het aantal maandelijkse offertes en orders, de complexiteit van die orders, de productietechnieken die in gebruik zijn en de uurtarieven die daaraan zijn toegekend. De software gaat uit van twaalf verschillende hoofdprocessen, variërend van Relatiebeheer en Verkoop, tot Productieplanning en Facturering. Die processen worden elk nog weer onderverdeeld in subprocessen. Zo kan bij het 'Prepress & Worklow' proces bijvoorbeeld verder worden ingezoomd op het onderdeel 'File Check'. Stap voor stap worden alle handelingen in kaart gebracht, net als de daarmee gemoeide tijden en kosten. Zo worden de werkelijke kosten van alle bestandscontroles volgens de huidige werkwijze berekend. Deroo legt uit: "De MAS-audit resulteert in feite in twee kolommen. In de eerste wordt tot in detail weergegeven hoe je bedrijf vandaag werkt. Dat kan al tot belangrijke inzichten leiden, bijvoorbeeld over de kostenstructuur. Maar de tweede kolom laat zien hoe het bedrijf zou kunnen werken als de processen optimaal worden ingericht en geautomatiseerd." Op dit moment is die 'tweede kolom' nog gebaseerd op de resultaten die met inzet van MultiPress zijn te behalen - en waar Dataline zich met de klant ook aan verbindt: "Het is geen vrijblijvende aanbieding. Beide partijen leggen zich vast op de afgesproken doelstelling." Inmiddels wordt de MAS al in de praktijk gebruikt: "Met name in Nederland en België ligt een reeks succesvolle MAS-analyses aan de basis van een aantal nieuwe en uitbreidingsprojecten." Maar het is volgens Deroo juist zijn bedoeling om hier ook met andere fabrikanten en leveranciers in de sector samen te werken: "De ROI-berekeningen van bijvoorbeeld persenfabrikanten, printerleveranciers of softwareontwikkelaars hebben vaak uitsluitend betrekking op een bepaalde machine of een deelproces. Maar voor een weloverwogen beslissing moet je naar het geheel kunnen kijken. En daar wil de MAS-software een centrale rol spelen, door een compleet beeld te schetsen." Om die sectorbrede toepassing van de MAS te bewerkstelligen, overweegt Deroo de software als open source beschikbaar te stellen. "Als Dataline hebben we flink geïnvesteerd in dit kostbare project. Maar het is, voor de geloofwaardige toepassing ervan, goed als nu ook andere partijen er mee aan de slag kunnen. We moeten er ten slotte samen voor zorgen dat we de sector van deze cruciale informatie voorzien, zodat bedrijven die op intelligente wijze kan toepassen om hun toekomst zeker te stellen." Hij is ervan overtuigd dat andere spelers spoedig zullen aanhaken: "Dit is een kapitaalintensieve branche, met vaak lange verkooptrajecten. Er zijn harde cijfers nodig om grafische ondernemers te overtuigen en tot de juiste beslissing te laten komen. Die cijfers kunnen we ze nu leveren."