Nieuw in een managersfunctie? Zo leer je delegeren

Ben je recent gepromoveerd naar een managersfunctie binnen je team? Dan is het ongetwijfeld niet makkelijk om bepaalde taken ineens te delegeren naar je collega's. Jij had immers jouw manier van werken en een bepaalde routine in je werk ingebouwd. Ervaar je de drang om nog steeds zo veel mogelijk zelf te doen? In je managersfunctie krijg je er ongetwijfeld een aantal nieuwe taken en verantwoordelijkheden bij, en dreig je dus in tijdsnood te komen. Daarom is het belangrijk dat je bepaalde taken leert loslaten en toevertrouwt aan andere mensen in je team. Ben je gepromoveerd tot manager van het team waar je voordien deel van uitmaakte? Dan weet je waarschijnlijk perfect wie wat precies doet. Is dat niet zo, of kom je terecht in een nieuw team, dan is het in eerste instantie belangrijk om een duidelijk beeld te krijgen van de taken en verantwoordelijkheden van elk individu, en dat je hen eerst beter leert kennen. "Maak een lijst of een inventaris, waarin duidelijk vermeld staat met welke taken elk lid van het team bezig is. Voeg zeker ook je eigen takenpakket toe. Zodra het overzicht compleet is, kan je gaan bekijken naar welke teamleden je bepaalde taken kan toewijzen of welke taken je onderling kan herverdelen", legt Els Van Der Veken uit. "Zodra iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt, is het belangrijk om zelf ook regelmatig langs te gaan bij alle teamleden en hen persoonlijk te vragen waar ze mee bezig zijn en te polsen hoe ze zich voelen bij deze nieuwe taakverdeling". Nadat je een lijst gemaakt hebt met de huidige taken van elke medewerker, stel je best een plan op voor de komende maanden. "Duid voor elke taak die volbracht moet worden een verantwoordelijke aan. Daarvoor moet je uiteraard eerst je team leren kennen. Als je voorheen al met dezelfde mensen hebt samengewerkt, kan je makkelijker inschatten wat de sterktes en zwaktes van elk teamlid zijn. Ben je echter nieuw in de organisatie, is het aangewezen om iedereen even apart te spreken en samen hun taken en verantwoordelijkheden te doorlopen en te polsen hoe zij hun toekomst binnen de organisatie zien. Op die manier zal je makkelijker de juiste taak aan de juiste werknemer kunnen toewijzen. Gebeurt het toch dat een taak buiten de comfortzone van een teamlid ligt? Schuif de taak dan niet meteen door naar iemand anders, maar probeer hem of haar aan te moedigen door te zeggen 'Ik weet dat dit misschien een uitdaging is, maar ik vertrouw je.' Zeg ook dat je steeds klaar staat om te helpen wanneer het toch niet meteen lukt. Dit zal een grote boost geven aan de motivatie van de medewerker", vertelt Van Der Veken. "Nieuwe verantwoordelijkheden opnemen als manager én al het werk dat je voorheen deed voor jezelf houden kan negatieve gevolgen hebben", waarschuwt Els Van Der Veken. "Je kan overwerkt raken, maar ook je medewerkers zullen het niet op prijs stellen dat je alles zelf wil blijven doen. Het kan hen immers de indruk geven dat je hen niet vertrouwt. Denk eraan dat elk individu in het team met een reden werd aangenomen. Ze hebben bepaalde vaardigheden en ze zijn ongetwijfeld goed in wat ze doen. Leg hen uit wat jouw doelen en visie zijn, zodat zij daarmee aan de slag kunnen en begrijpen welke rol zij hierin spelen. Durf het werk dus echt los te laten en delegeer wat je kan. Maar delegeren betekent niet de zaken volledig doorschuiven. Als manager draag je de verantwoordelijkheid voor je team en is het dus van essentieel belang dat je weet waar iedereen mee bezig is. Plan daarom op vaste momenten overlegmomenten in, in teamverband of met elk individu afzonderlijk, waarbij ze je op de hoogte brengen van het geleverde werk en/of bepaalde moeilijkheden die ze ondervinden. Het is dan aan jou om eventueel bij te sturen of hen te ondersteunen waar nodig. Evalueer ook op regelmatige tijdstippen de werkdruk om zeker te zijn dat het team niet overbelast raakt en dat je tijdig nodige stappen kan ondernemen." Enthousiasme en ambitie zijn goede eigenschappen, zeker voor managers. Toch mag je daar niet in overdrijven. Ambitie mag niet overslaan naar perfectionisme. "Te veel zelf doen of te veel eisen van anderen kan voor een flinke teleurstelling zorgen wanneer iets niet meteen lukt, en kan een negatief effect hebben op de werksfeer. Fouten maken mag dus, je kan immers onmogelijk alles meteen goed doen. Er waren misschien al problemen die speelden voor jij de rol van manager op je nam. Dat hoort erbij, laat je daar zeker niet door ontmoedigen", vertelt Van Der Veken. Delegeren is dus een absolute noodzaak als manager. "Je mag en je kan niet alles zelf doen, dus moet je leren vertrouwen op je team. Je werknemers voeren taken voor je uit, terwijl jij ze in ruil traint en ondersteunt, om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en ervaring op te bouwen. Daardoor zullen ze niet alleen gemotiveerder worden om nog meer te bereiken, ook jij zal als manager voldoening halen uit het persoonlijk succes van elk individu", besluit Els Van Der Veken.