U spreekt met uw klanten om een betere kijk te krijgen op het werk dat ze willen dat u doet, en u raakt hun werk aan - tijdens de prepress of op een ander moment in de productie - om te controleren of het resultaat de bedoeling van de klant wel goed weergeeft. Maar al die gesprekken en handelingen hebben een financiële impact. En hoewel de meeste bedrijven op workflowsoftware steunen om hun processen te stroomlijnen, gebruiken werknemers toch nog altijd spreadsheets, overzichtsborden en post-its om informatie over de opdrachten in uitvoering te verzamelen en door te geven. Dat is menselijk! Maar hoe meer besprekingen u hebt en hoe vaker u zaken aanraakt, hoe minder u met de opdracht verdient.
...

U spreekt met uw klanten om een betere kijk te krijgen op het werk dat ze willen dat u doet, en u raakt hun werk aan - tijdens de prepress of op een ander moment in de productie - om te controleren of het resultaat de bedoeling van de klant wel goed weergeeft. Maar al die gesprekken en handelingen hebben een financiële impact. En hoewel de meeste bedrijven op workflowsoftware steunen om hun processen te stroomlijnen, gebruiken werknemers toch nog altijd spreadsheets, overzichtsborden en post-its om informatie over de opdrachten in uitvoering te verzamelen en door te geven. Dat is menselijk! Maar hoe meer besprekingen u hebt en hoe vaker u zaken aanraakt, hoe minder u met de opdracht verdient. De workflowsoftware zou de infrastructuur moeten zijn die u in staat stelt om zoveel mogelijk werk tegen de laagste kosten uit te voeren - maar na verloop van tijd vertonen de oplossingen die u ingevoerd hebt om aan een specifieke configuratie van behoeften, opdrachtentypes en klanten tegemoet te komen, haken en ogen. Goedbedoelende leden van uw team voegen er bijkomende stappen aan toe, omzeilen andere stappen, creëren spreadsheets om aspecten te volgen die de werkstroomsoftware niet volgt - en voor u het beseft is uw workflow een serie van afzonderlijke, niet-gedocumenteerde en inefficiënte stappen. Hoe kunt u merken of uw opdrachten niet langer meer een soepele werkstroom volgen, maar zich via een reeks van lussen en hindernissen voortbewegen? Daarvoor bekijkt u best snel even wat u in huis hebt waarna u zich in de nieuwe oplossingen verdiept die u kunnen helpen om efficiënter te werken. In de drukkerswereld is workflowsoftware nooit een alles overheersend gespreksonderwerp geweest. Voor sommige gebruikers is het niet meer dan een noodzakelijk kwaad en er worden dan ook heel wat klachten over geformuleerd. Die gaan van moeilijkheden bij het installeren en invoeren van het systeem tot complexe gebruikersinterfaces die te veel tijd vergen om ermee te leren werken. Bovendien is er echt wel een basis voor die klachten omdat men vaak te maken krijgt met software die ontwikkeld was om aan de behoeften van een specifieke drukkerijconfiguratie tegemoet te komen, voor ze op de algemene drukkersmarkt gebracht werd. Voeg daarbij de veranderingen die de voorbije tien jaar in de printproductie opgedoken zijn en de kans is vrij groot dat de geïnstalleerde workflowsoftware niet perfect aan het werk dat vandaag uitgevoerd wordt, aangepast is. Er zijn enkele vaak voorkomende symptomen die duidelijk maken dat de workflowsoftware niet bij de huidige opdrachtenmix aansluit. En daar kijkt u het best voor uit: 1. Het wordt moeilijk om een groter aantal opdrachten met kleine oplagen in te voeren, in productie te nemen en ze de deur uit te krijgen, zodat ze gefactureerd kunnen worden. 2. Het aantal overuren neemt toe en dat vreet de winstmarge op uw opdrachten weg. 3. Automatiseringsoplossingen die toch nog manuele ingrepen vergen, terwijl er daarnaast ook nog automatiseringseilandjes ontstaan. 4. Geïnstalleerde software die niemand gebruikt. 5. Er worden meerdere processen voor hetzelfde werk gebruikt - wat soms de erfenis van fusies en overnames is. Elk van die situaties kost u tijd en geld, maar als ze allemaal samengeteld worden, kunnen ze uw vermogen om met winst te werken, ernstig aantasten. Jammer genoeg verdwijnen die situaties na verloop van tijd niet uit zichzelf en pogingen om nog extra software in te voeren boven op een al hortende werkstroom betekenen vaak alleen maar extra kosten zonder dat de onderliggende problemen opgelost worden. Dus voor u die cheque voor een nieuw workflowsysteem uitschrijft, analyseert u best eerst de huidige situatie. En die analyse begint met een wandeling doorheen uw bedrijf waarbij u de workflow volgt. Dat is een goede manier die de meeste workflowexperts aanraden als uitgangspunt om op operationeel vlak te kunnen uitmunten. Voor u aan uw wandeling begint, maakt u echter een overzicht op een bord. Bovenaan identificeert u de types van opdrachten die u uitvoert. Vervolgens lijst u uw uitrusting en uw software op. En als u lijsten met uw activa hebt, start u hiermee - bovendien mag u niet aarzelen om ze te bewerken! De volgende etappe in uw wandeling begint op het punt waarop u aan een printopdracht begint te werken. Sommige organisaties hebben web-to-printoplossingen (al dan niet gekocht of op maat gemaakt) ingevoerd, terwijl andere nog altijd opdrachten via de telefoon, verkopers of makelaars aannemen. En misschien krijgt u wel via al die wegen opdrachten binnen. Of stelt u vast dat u verschillende web-to-printoplossingen en verschillende invoerkanalen heeft, afhankelijk van de verkoper of drukwerkmakelaar met wie u werkt. Schrijf daarom op hoe de opdrachten tot bij u geraken, want uit sectorenquêtes blijkt telkens weer dat dit een van de meest disruptieve aspecten is. Dat is meer bepaald het geval voor bedrijven die samen met hun klanten de transitie gemaakt hebben van opdrachten met grote oplagen die jaarlijks weerkeerden en weinig verschillen vertoonden, naar opdrachten met meer variaties. Nadat u de kanalen bekeken hebt langs waar de opdrachten uw bedrijf binnenkomen, loopt u met de verschillende types van opdrachten doorheen heel het bedrijf. Zoek uit hoeveel telefoontjes er naar de klanten gaan om specificaties te verduidelijken of te bevestigen, om dragers te kiezen, om leveringsdatums aan te passen. Probeer ook te achterhalen hoeveel opdrachten die van de prepress naar de volgende stap gaan, tegengehouden worden omdat elementen ontbreken. Onderzoek of iedereen de geïnstalleerde workflowoplossingen gebruikt - of geven eigen spreadsheets en notebooks de echte voortgang van de opdracht weer? Bekijk de planning van de opdrachten en onderzoek het aantal aanpassingen. Is er drukwerk dat gedrukt is, maar moet wachten tot het afgewerkt kan worden? Als u elektronische productieoverzichten hebt, hoe dicht staan de indicatoren daarvan bij wat u op uw wandeling vastgesteld hebt? Noteer alles wat u ziet. Dan wordt het tijd om uw lijst met activa weer boven te halen. Kijk naar de software die geïnstalleerd is en vergelijk dat met wat effectief gebruikt wordt. Zijn er softwarepakketten die u niet gebruikt, maar waar u wel onderhoud voor betaalt? Dat is alvast een punt waarop besparingen mogelijk zijn. Bekijk elke softwaretool die geïnstalleerd is, zoek uit waar die tools gebruikt worden en hoe ze de werkstroom vooruithelpen. Zodra u dat aangepast overzicht van uw productiewerkstroom hebt, is het tijd om de trends en de nieuwe technologieën te bekijken die u kunnen helpen om inefficiënte stappen te elimineren en om geld met uw workflow te verdienen! Van oplossingen waarbij data centraal staan - zoals Industry 4.0 naar voren schuift - tot platforms en framework van een groeiende SaaS-set (Software-as-a-Service): de kansen om uw productiewerkstroom te hertekenen, liggen voor het grijpen. Sinds drupa 2016 hebben gevestigde workflowoplossingen zich aangepast om nieuwe troeven te kunnen uitspelen: de mogelijkheden van de cloud, abonnementsmodellen (voor zowel leveringen als betalingen), en de compatibiliteit met een reeks van nieuwe platforms die ontwikkeld werden om werkstroomplanners in staat te stellen een werkstroom op maat samen te stellen door tools in platforms en frameworks te pluggen. In de mate waarin platforms een manier zijn om uiteenlopende softwaretools in één workflow te laten samenwerken, bieden ze duidelijke voordelen. Voor een platform zoals Enfocus Switch bijvoorbeeld zijn meer dan 70 apps beschikbaar die in het platform geïntegreerd kunnen worden. Met het Switch-platform kan een workflowarchitect tools - van CloudPrinter over PFD-tools en handschriftfuncties tot toepassingen voor metadata - combineren om grote delen van de productiewerkstroom te optimaliseren. HP biedt een vergelijkbare aanpak met zijn PrintOS-platform, dat op drupa 2016 voorgesteld werd, en geregeld met nieuwe oplossingen uitgebreid wordt. Kenmerkend voor die platforms is dat de toepassingen gebruik maken van duidelijk omschreven API's (application programming interfaces - interfaces om toepassingen te programmeren) en die maken het gemakkelijker om een tool uit te proberen vooraleer die in het platform te integreren. En daar blijft het niet bij. We verwachten dat de belangrijkste leveranciers van workflowsoftware meer platforms zullen introduceren of tools zullen aankondigen die als een plug-in in bestaande platforms geïntegreerd kunnen worden. Ryan McAbee, Director of Production Workflow bij Keypoint Intelligence, is duidelijk wanneer hij het over platforms heeft: "De behoefte aan workflowplatforms zal alleen maar toenemen naarmate de sector standaardiseert en naarmate segmenten waarin de analoge werkwijze nog zwaar doorweegt, zoals verpakkingen, op hun beurt sterker digitaliseren. Elke toepassing, ongeacht de eventuele drukmethode, vergt precies omschreven stappen in de workflow - van de allereerste voorbereidselen tot het kleurbeheer. Daardoor zijn workflowplatforms voor drukkerijen goed geschikt om de veranderende behoeften van de grafische industrie te ondersteunen, door de beste onderdelen aan te bieden waarmee een algemene werkstroom gecreëerd kan worden om op een intelligente manier binnen één enkel systeem opdrachten te verwerken en te sturen." Productiedrukkerijen zullen rekening moeten houden met de nieuwe platforms om drukwerk te personaliseren en die eveneens een verbinding tussen de drukwerkinkopers en de drukwerkproducenten vormen. Bedrijven als Cimpress, Cloudprinter, Gelato en InkRouter hebben algemene netwerkplatforms ontwikkeld die het gemakkelijker maken om toegang te krijgen tot printleveranciers met uiteenlopende capaciteiten en vestigingen zodat gelijk welke drukker gelijk waar meer mogelijkheden krijgt. Als u echter nog niet helemaal klaar bent voor een platform, kunt u toch al uitkijken naar tools en suites die u in uw bestaande omgeving kunt integreren en die op elk punt van de werkstroom gegevens van de opdrachten registreren en in productieoverzichten verwerken zodat zowel de productieafdeling als het management up-to-date informatie hebben. In een moderne drukkerij is het van levensbelang om alle kosten die met een opdracht gepaard gaan, te identificeren zodat men ervoor kan zorgen binnen de marges te blijven. Breng daarom uw aankooplijstje mee naar drupa 2021 en bezoek zowel de onafhankelijke softwareleveranciers als de softwarepartners van hardwareleveranciers. Vraag in welke mate en hoe het systeem uitgebreid kan worden wanneer uw activiteiten veranderen of toenemen. En neem vooral de tijd om eventueel beschikbare casestudies te onderzoeken. Die enkele minuten die u aan het lezen ervan besteedt, kunnen bijzonder nuttig blijken. Een goed ontwikkelde workflow omvat niet alleen de noodzakelijke softwarefuncties, maar registreert ook bruikbare gegevens die in productie- en bedrijfsoverzichten opgenomen kunnen worden. Bovendien moet het systeem in de loop der jaren uitgebreid of teruggeschroefd kunnen worden om nieuwe productlijnen en nieuwe druk- en afwerktechnieken op een goede manier te integreren. Het biedt de infrastructuur om overbodige kosten, overbodige ingrepen en overbodige manipulaties te vermijden. De auteurs van '2019 European Software Investment Outlook' (een publicatie van InfoTrends) omschreven werkstromen als de kostencentra die het vaakst over het hoofd werden gezien - wat verwonderlijk mag heten omdat ze gemiddeld toch goed zijn voor 1,4 miljoen euro. Het moet de bedoeling zijn om van zulk een kostencentrum een 'profit center' te maken door de prepressactiviteiten - hoe opdrachten verkocht en bestanden binnengehaald worden - proactief te beheren. De analyse van uw workflow moet u helpen om te achterhalen hoeveel het echt kost om een opdracht binnen te halen, want dat is de stap in het hele werkstroomproces waar het hoogste kostenplaatje aan hangt. Andere onderzoeken wijzen erop dat ook de stap om de opdracht van het verkooppunt naar het printpunt te krijgen, een belangrijk element is binnen de inspanningen om alles gestroomlijnd te krijgen. Als u over verschillende portalen beschikt om bestanden binnen te halen (web-to-print, andere systemen), is het een goed moment om die tot één veilig systeem te bundelen, dat u indien nodig kunt uitbreiden. Wanneer opdrachten echter via e-mail of FTP binnenkomen, is het moeilijker om die stap te automatiseren. De beste oplossing bestaat er dan in om het de klanten eenvoudig te maken om bestanden te uploaden, om opties te voorzien om de bestanden automatisch te controleren (inhoud, voorbereidingen, enz.) en om ervoor te zorgen dat alle specificaties voor de opdracht ingevoerd zijn. Dat alleen al kan uren tijd besparen. Nog meer gesofisticeerde oplossingen kunnen automatisch de weg vastleggen die een opdracht, op basis van regels die u vastlegt, moet volgen. Ook dat maakt het mogelijk om daar mankracht vrij te maken. U moet wel voor ogen houden dat een goede kijk op uw werkprocessen en op de instel- en invoertijden een essentiële voorwaarde is om gelijk welke oplossing in te voeren. Maar zodra die stap gezet is, bespaart u kosten. En dat is de manier waarop u met uw werkstroom winst maakt: door er kosten uit te verwijderen die er niet zouden mogen zijn. Ga op dezelfde manier tewerk als wanneer u andere software zou bekijken, zoals Print MIS-oplossingen, ERP-oplossingen, beheersystemen om drukwerk goed te keuren, of nog functies die de connectiviteit met bedrijfsplatforms moeten garanderen om facturen en betalingen te beheren. Het belang van drupa ligt in het feit dat elke leverancier die oplossingen kan aanbrengen, er aanwezig is. Wanneer u uw bezoek aan de beurs plant, voorzie dan minstens één dag om met softwareleveranciers te spreken. Leg hun uw problemen voor en aarzel niet om te zeggen waar uw workflow hapert. Voor die leveranciers is het bekend terrein en ze hebben ideeën om van een werkstroom die u hoofdpijn bezorgt, over te stappen op een werkstroom die de infrastructuur voor een blijvende financiële gezondheid is.